FIRST11 MILLARI BUY & RENT S.R.L. - CUI 44400475 - J40/9935/2021 |
Str. Doamna Ghica nr. 32, Sector 2, Bucuresti 022838 +40 740 450 431 - office@first11.ro |
Documentul 8 - Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
1. Cine suntem (operatorul)
| Denumire | MILLARI BUY & RENT S.R.L. (brand comercial FIRST11) |
|---|---|
| CUI | 44400475 |
| Reg. Com. | J40/9935/2021 - EUID: ROONRC.J40/9935/2021 |
| Sediu | Str. Doamna Ghica nr. 32, Sector 2, Bucuresti, cod postal 022838 |
| Telefon | +40 740 450 431 |
| E-mail general | office@first11.ro |
| E-mail dedicat protectiei datelor | 【DE COMPLETAT: e-mail GDPR】 |
| Platforma online | https://first112.odoo.com |
2. Ce date prelucram
| Categorie | Date concrete | Persoane vizate |
|---|---|---|
| Date de identificare | nume, prenume, data nasterii, domiciliu, serie si numar act de identitate | participanti, parinti |
| Date de contact | telefon principal si secundar, e-mail, adresa postala | parinti |
| Date contractuale si financiare | numar contract, pret, avans, sold, cont bancar, facturi | beneficiari |
| Date privind sanatatea (art. 9) | grupa sanguina, alergii, afectiuni cronice, medicatie, aptitudinea pentru efort, restrictii alimentare | participanti minori |
| Date privind cazarea | repartizarea in camere, nevoi speciale de cazare | participanti |
| Date privind imaginea | fotografii, inregistrari video, voce | participanti |
| Date privind conduita | rapoarte de incident, sanctiuni disciplinare | participanti |
| Date de navigare pe platforma | adresa IP, cookie-uri, jurnale de acces | vizitatori |
| Corespondenta | e-mailuri, mesaje, reclamatii | toti |
Atentie: o parte importanta a datelor privesc minori. Aplicam principiul minimizarii. Nu colectam codul numeric personal (CNP) al minorilor.
3. De ce prelucram datele si in ce temei
| Scop | Categorii de date | Temei juridic |
|---|---|---|
| Incheierea si executarea contractului de cantonament | identificare, contact, contractuale | art. 6(1)(b) |
| Rezervarea cazarii si a mesei la unitatea de cazare | nume, prenume, varsta, restrictii alimentare | art. 6(1)(b) |
| Organizarea transportului, daca este inclus | nume, prenume, contact parinte | art. 6(1)(b) |
| Facturare, contabilitate, obligatii fiscale | identificare, financiare | art. 6(1)(c) - Legea nr. 82/1991, Codul fiscal |
| Emiterea politei de asigurare de accidente | identificare, data nasterii | art. 6(1)(b) si (c) |
| Siguranta participantului pe durata sejurului, adaptarea efortului si a meniului, asistenta medicala | date de sanatate | art. 9(2)(a) - consimtamant explicit (Anexa C); subsidiar art. 9(2)(c) |
| Comunicarea cu parintele privind minorul | contact | art. 6(1)(b) |
| Gestionarea reclamatiilor si a litigiilor | toate categoriile relevante | art. 6(1)(f) |
| Promovarea activitatii (foto/video) | imagine | art. 6(1)(a) - consimtamant (Anexa D) |
| Functionarea si securitatea platformei | date de navigare | art. 6(1)(f); cookie-uri neesentiale - consimtamant |
4. Cui transmitem datele
| Destinatar | Ce primeste | Calitate | Temei |
|---|---|---|---|
| Unitatea de cazare: 【DE COMPLETAT — denumire legală unitate cazare】 | nume, prenume, varsta, repartizare in camere, restrictii alimentare (fara diagnostic) | operator independent / imputernicit | executarea contractului |
| Transportator, daca transportul este inclus | lista nominala a participantilor, contact parinte | imputernicit | executarea contractului |
| Asiguratorul: 【DE COMPLETAT — asigurator, tip poliță, număr】 | nume, prenume, data nasterii; in caz de dauna - date medicale strict necesare | operator independent | contractul de asigurare |
| Personal medical, servicii de urgenta, unitati sanitare | fisa medicala, in caz de urgenta | operatori independenti | interese vitale, art. 9(2)(c) |
| Furnizorul platformei online (Odoo) | datele stocate in platforma | imputernicit (art. 28) | executarea contractului |
| Furnizorul de semnatura electronica | date de identificare, e-mail, telefon | imputernicit | executarea contractului |
| Contabil / expert contabil | date financiare | imputernicit | obligatie legala |
| Avocat, instante, autoritati (ANPC, ANAF, ANSPDCP, politie) | dupa caz | operatori independenti | obligatie legala / interes legitim |
Transfer in afara UE/SEE: nu se realizeaza 【DE VERIFICAT】.
5. Cat timp pastram datele
| Categorie de date | Durata | Motiv |
|---|---|---|
| Contract, anexe, corespondenta contractuala | 3 ani de la incheierea cantonamentului | termenul general de prescriptie (art. 2517 Cod civil) |
| Documente financiar-contabile, facturi | 5 ani (sau 10 ani, dupa caz) | Legea nr. 82/1991 si legislatia fiscala |
| Date privind sanatatea | pe durata cantonamentului + 30 de zile | minimizare; exceptie: incident medical - pana la implinirea prescriptiei, cu acces restrans |
| Date transmise unitatii de cazare | pana la incheierea sejurului si decontarea acestuia | executarea contractului |
| Fotografii si inregistrari video | conform Anexei D sau pana la retragerea consimtamantului | consimtamant |
| Rapoarte de incident, sanctiuni | 3 ani | apararea in eventuale litigii |
| Date de navigare, cookie-uri | conform Politicii de cookie-uri (maximum 13 luni) | interes legitim / consimtamant |
La expirarea termenelor, datele se sterg sau se anonimizeaza ireversibil.
6. Drepturile dumneavoastra
Le puteti exercita gratuit, printr-o cerere la 【DE COMPLETAT: e-mail GDPR】 sau la Str. Doamna Ghica nr. 32, Sector 2, Bucuresti:
| Drept | Ce inseamna | Temei |
|---|---|---|
| Acces | sa aflati ce date avem despre dumneavoastra si sa primiti o copie | art. 15 |
| Rectificare | sa corectam datele inexacte sau incomplete | art. 16 |
| Stergere | sa stergem datele, cand nu mai sunt necesare sau va retrageti consimtamantul | art. 17 |
| Restrictionarea prelucrarii | sa "inghetam" prelucrarea in anumite situatii | art. 18 |
| Portabilitate | sa primiti datele intr-un format structurat | art. 20 |
| Opozitie | sa va opuneti prelucrarii bazate pe interes legitim sau marketingului direct | art. 21 |
| Retragerea consimtamantului | oricand, fara a afecta legalitatea prelucrarii anterioare | art. 7(3) |
| Decizii automate | sa nu faceti obiectul unei decizii exclusiv automate cu efecte semnificative | art. 22 |
Termen de raspuns: 1 luna, cu posibilitatea prelungirii cu 2 luni pentru cereri complexe.
Dreptul de a depune plangere: ANSPDCP, B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod postal 010336, Bucuresti - Telefon: +40.318.059.211 - E-mail: anspdcp@dataprotection.ro - www.dataprotection.ro.
7. Securitatea datelor
Aplicam masuri tehnice si organizatorice adecvate (art. 32 GDPR): acces pe baza de rol si parola, acces la portalul parintelui pe baza de token individual, criptarea comunicatiilor (HTTPS), acces restrictionat nominal la datele de sanatate, pastrarea fiselor medicale de catre coordonator, in format securizat, pe durata deplasarii, instruirea personalului, obligatii de confidentialitate, copii de siguranta, procedura de notificare a incidentelor catre ANSPDCP in 72 de ore.
8. Caracterul obligatoriu al furnizarii datelor
Datele de identificare, contact si contractuale sunt necesare pentru incheierea contractului. Datele de sanatate si restrictiile alimentare sunt necesare pentru participarea in siguranta. Datele pentru foto/video si marketing sunt complet optionale - refuzul nu are nicio consecinta.
9. Politica privind CNP-ul minorilor
MILLARI BUY & RENT S.R.L. nu colecteaza codul numeric personal (CNP) al participantilor minori. Identificarea se face prin nume, prenume si data nasterii. Daca asiguratorul sau unitatea de cazare solicita CNP in temeiul unei obligatii legale proprii, datele se transmit direct destinatarului, pe temeiul art. 6(1)(c) GDPR, cu stocare minima la nivelul operatorului.
10. Actualizarea notei
Versiunea in vigoare este publicata permanent la https://first112.odoo.com/gdpr-cantonament. Versiunea curenta: v1.0-cantonament - aprobat avocat.
Prezenta nota se semneaza, spre luare la cunostinta, in cadrul Semnaturii 3 (Sig3), impreuna cu Anexa D.
Versiune document: v1.0-cantonament - aprobat avocat. Operat de MILLARI BUY & RENT S.R.L. (brand FIRST11), CUI 44400475.